Kaip darbdaviui svarbu tinkamai saugoti savo darbuotojų duomenis. Tai darydami, jūs privalote vesti darbuotojų asmens duomenų personalo apskaitą. Saugant tokius duomenis reikia atsižvelgti į Privatumo įstatymo Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (AVG) ir Įgyvendinimo įstatymo Bendrąjį duomenų apsaugos reglamentą (UAVG). AVG nustato darbdaviui pareigas, susijusias su asmens duomenų tvarkymu. Naudodami šį kontrolinį sąrašą sužinosite, ar jūsų personalo bylos atitinka reikalavimus.
- Kokie duomenys gali būti tvarkomi personalo byloje?
Pagrindinė taisyklė, kuria vadovaujamasi, kad gali būti įtraukti tik personalo bylos tikslui reikalingi duomenys: tinkamas darbo sutarties su darbuotoju vykdymas.
Bet kokiu atveju bus saugomi „paprasti“ asmens duomenys, tokie kaip:
- Vardas;
- Adresas;
- Gimimo data;
- Paso/asmens tapatybės kortelės kopija;
- BSN numeris
- Pasirašyta darbo sutartis su darbo sąlygomis ir priedais;
- Darbuotojų veiklos ir tobulėjimo duomenys, pvz., vertinimo ataskaitos.
Darbdaviai gali pasirinkti išplėsti personalo bylą įtraukdami kitus duomenis, pvz., asmeninius darbdavio užrašus, įrašą apie pravaikštas, skundus, įspėjimus, pokalbių įrašus ir kt.
Kaip darbdaviui, svarbu reguliariai atnaujinti šiuos duomenis, kad būtų užtikrintas teisingumas ir tikslumas, susijęs su teisiniais saugojimo laikotarpiais.
- Kada personalo byloje gali būti tvarkomi „paprasti“ asmens duomenys?
Darbdavys turi apsvarstyti, kada ir kokie „paprasti“ asmens duomenys gali būti saugomi personalo byloje. Pagal AVG 6 straipsnį darbdaviai gali saugoti „įprastus“ asmens duomenis personalo byloje dėl 6 priežasčių. Šios priežastys apima:
- Darbuotojas davė sutikimą tvarkyti;
- Tvarkymas reikalingas darbuotojo (darbo) sutarties vykdymui;
- Tvarkyti būtina dėl teisinės darbdavio prievolės (pvz., mokėti mokesčius ir įmokas);
- Tvarkymas būtinas siekiant apsaugoti gyvybinius darbuotojo ar kito fizinio asmens interesus (pavyzdys, kai gresia ūmus pavojus, bet darbuotojas psichiškai negali duoti sutikimo);
- Tvarkyti būtina dėl viešo intereso/viešosios tvarkos;
- Tvarkymas būtinas siekiant patenkinti teisėtus darbdavio ar trečiojo asmens interesus (išskyrus atvejus, kai darbuotojo interesai nusveria teisėtus darbdavio interesus).
- Kokie duomenys neturėtų būti tvarkomi personalo byloje?
Be „įprastų“ duomenų, įtrauktų į failą, taip pat yra duomenų, kurie (paprastai) neturėtų būti įtraukti, nes jie yra ypač jautrūs. Tai yra „ypatingi“ duomenys ir apima:
- Tikėjimai;
- Seksualinė orientacija;
- Rasė ar etninė priklausomybė;
- Medicininiai duomenys (įskaitant, kai juos savanoriškai pateikia darbuotojas).
„Specialūs“ duomenys gali būti saugomi pagal AVG tik 10 išimčių. Pagrindinės 3 išimtys yra šios:
- Darbuotojas davė aiškų sutikimą tvarkyti;
- Tvarkote asmens duomenis, kuriuos pats darbuotojas tikslingai atskleidė;
- Tvarkyti būtina siekiant viršesnio viešojo intereso (tam reikalingas Nyderlandų teisinis pagrindas).
- Personalo bylų apsaugos priemonės
Kas turi teisę matyti personalo bylą?
Personalo bylą gali peržiūrėti tik tie asmenys, kuriems prieiga reikalinga darbui atlikti. Šie asmenys yra, pavyzdžiui, darbdavys ir personalo skyriaus darbuotojai. Pats darbuotojas taip pat turi teisę susipažinti su savo personalo byla ir pakeisti neteisingą informaciją.
Failo saugos reikalavimai
Be to, svarbu atsižvelgti į tai, kad AVG nustato reikalavimus skaitmeniniam arba popieriniam personalo bylų saugojimui. Jūs, kaip darbdavys, privalote imtis priemonių darbuotojo privatumui apsaugoti. Todėl failas turi būti apsaugotas nuo elektroninių nusikaltimų, neteisėtos prieigos, pakeitimo ar ištrynimo.
- Darbuotojų bylos saugojimo laikotarpis
AVG nurodo, kad asmens duomenys gali būti saugomi ribotą laiką. Kai kuriems duomenims taikomas įstatymų nustatytas saugojimo laikotarpis. Kitiems duomenims darbdavys privalo nustatyti terminus duomenų ištrynimui arba periodiniam duomenų tikslumo tikrinimui. AVG nurodo, kad turi būti imamasi pagrįstų priemonių siekiant užtikrinti, kad byloje būtų saugomi netikslūs duomenys.
Norite sužinoti daugiau apie darbuotojų bylų saugojimo laikotarpius? Tada skaitykite mūsų tinklaraštį darbuotojo bylų saugojimo terminai.
Ar jūsų personalo byla atitinka aukščiau išvardintus reikalavimus? Tada yra tikimybė, kad jis suderinamas su AVG.
Jei perskaitę šį tinklaraštį vis dar turite klausimų apie personalo bylą arba apie AVG, susisiekite su mumis. Mūsų darbo teisininkai mielai jums padės!