Darbdaviai laikui bėgant apdoroja daug duomenų apie savo darbuotojus. Visi šie duomenys yra saugomi personalo byloje. Šiame faile yra svarbūs asmens duomenys, todėl labai svarbu, kad tai būtų atlikta saugiai ir teisingai. Kiek laiko darbdaviams leidžiama (arba kai kuriais atvejais reikalaujama) saugoti šiuos duomenis? Šiame tinklaraštyje galite pasiskaityti daugiau apie teisinį personalo bylų saugojimo laikotarpį ir kaip su juo elgtis.
Kas yra personalo byla?
Kaip jau minėta, darbdaviui dažnai tenka susidurti su savo darbuotojų personalo duomenimis. Šie duomenys turi būti tinkamai saugomi ir sunaikinti. Tai atliekama per personalo bylą. Tai apima darbuotojo (-ių) vardą, pavardę ir adresą, darbo sutartis, veiklos ataskaitas ir kt. Šie duomenys turi atitikti AVG reglamentų reikalavimus ir turi būti saugomi tam tikrą laiką.
(Jei norite sužinoti, ar jūsų personalo byla atitinka AVG reikalavimus, peržiūrėkite mūsų personalo bylos AVG kontrolinį sąrašą čia)
Darbuotojų duomenų saugojimas
AVG nenurodo konkrečių asmens duomenų saugojimo terminų. Nėra vienareikšmio atsakymo į personalo bylos saugojimo laikotarpį, nes ją sudaro įvairių tipų (asmens) duomenys. Kiekvienai duomenų kategorijai taikomas skirtingas saugojimo laikotarpis. Tai taip pat turi įtakos tam, ar asmuo vis dar yra darbuotojas, ar išėjo iš darbo.
Saugojimo laikotarpių kategorijos
Kaip minėta aukščiau, yra skirtingi saugojimo terminai, susiję su asmens duomenų saugojimu personalo byloje. Reikia atsižvelgti į du kriterijus, būtent, ar darbuotojas vis dar dirba, ar išėjo iš darbo. Toliau parodyta, kada tam tikri duomenys turi būti sunaikinti arba, tiksliau, išsaugoti.
Dabartinė personalo byla
Duomenims, esantiems dabartinėje vis dar dirbančio darbuotojo personalo byloje, fiksuoti saugojimo terminai nenustatyti. AVG darbdaviams tik įpareigoja „atnaujinti“ personalo bylas. Tai reiškia, kad pats darbdavys privalo nustatyti terminą periodiškai peržiūrėti personalo bylas ir sunaikinti pasenusius duomenis.
Išsami paraiškos informacija
Paraiškos duomenys, susiję su neįdarbintu kandidatu, turi būti sunaikinti ne vėliau kaip per 4 savaites nuo paraiškos teikimo procedūros pabaigos. Šiai kategorijai priskiriami tokie duomenys kaip motyvacinis ar prašymo laiškas, CV, pareiškimas apie elgesį, susirašinėjimas su kandidatu. Pareiškėjui sutikus, duomenis galima saugoti apie 1 metus.
Reintegracijos procesas
Kai darbuotojas baigia reintegracijos procesą ir grįžta į savo darbą, taikomas ne ilgesnis kaip 2 metų išlaikymo laikotarpis po reintegracijos pabaigos. Tai yra išimtis, kai darbdavys yra apsidraustas. Tokiu atveju taikomas 5 metų saugojimo laikotarpis.
Ilgiausiai 2 metai po darbo pabaigos
Darbuotojui išėjus iš darbo, didžioji dalis personalo byloje esančių (asmens) duomenų saugoma iki 2 metų.
Į šią kategoriją įeina:
- Darbo sutartys ir jų pakeitimai;
- Susirašinėjimas dėl atsistatydinimo;
- Vertinimo ir veiklos apžvalgų ataskaitos;
- Korespondencija, susijusi su paaukštinimu/pažeminimu;
- UWV ir įmonės gydytojo susirašinėjimas dėl ligos;
- Ataskaitos, susijusios su Gatekeeper tobulinimo įstatymu;
- Susitarimai dėl narystės Darbo taryboje;
- Pažymėjimo kopija.
Ne mažiau kaip 5 metai po darbo pabaigos
Tam tikri personalo bylos duomenys saugomi 5 metus. Todėl darbdavys privalo saugoti šiuos duomenis 5 metus po to, kai darbuotojas išeina iš darbo. Tai yra šie duomenys:
- Darbo užmokesčio mokesčių ataskaitas;
- Darbuotojo tapatybę patvirtinančio dokumento kopija;
- Etninės priklausomybės ir kilmės duomenys;
- Duomenys, susiję su darbo užmokesčio mokesčiais.
Todėl šie duomenys turėtų būti saugomi mažiausiai penkerius metus, net jei jie pakeičiami naujais pareiškimais personalo byloje.
Ne mažiau kaip 7 metai po darbo pabaigos
Be to, darbdavys taip pat turi vadinamąją „mokesčių išlaikymo prievolę“. Tai įpareigoja darbdavį saugoti visus pagrindinius įrašus 7 metus. Taigi tai apima pagrindinius duomenis, darbo užmokesčio priedus, darbo užmokesčio įrašus ir atlyginimo sutartis.
Pasibaigęs saugojimo laikotarpis?
Pasibaigus maksimaliam duomenų iš personalo bylos saugojimo terminui, darbdavys nebegali naudoti duomenų. Tada šie duomenys turėtų būti sunaikinti.
Pasibaigus minimaliam saugojimo laikotarpiui, darbdavys Gegužė sunaikinti šiuos duomenis. Išimtis taikoma tada, kai yra pasibaigęs minimalus saugojimo terminas ir darbuotojas reikalauja sunaikinti duomenis.
Ar turite klausimų dėl darbuotojų bylų saugojimo laikotarpių ar kitų duomenų saugojimo laikotarpių? Jei taip, susisiekite su mumis. Mūsų darbo teisininkai mielai jums padės!